A Gestão Colaborativa de Negócio surge como um modelo de gestão em que as decisões, responsabilidades e atividades são partilhadas entre equipas, departamentos ou parceiros, promovendo a sinergia e cocriação de valor.

Ao combinar cooperação, responsabilidade partilhada e comunicação transparente, a gestão colaborativa estabelece a base para uma gestão de projetos mais eficaz e orientada a resultados. Cada fase do projeto — desde o planeamento à execução, controlo e pós-projeto — beneficia de uma abordagem coordenada, onde responsabilidades são claras, recursos são otimizados e oportunidades de melhoria contínua são identificadas de forma sistemática.

Pretendo nesta partilha, contribuir para sistematizar como a Gestão Colaborativa de Negócio, articulada com as principais funções de gestão – Planeamento, Execução e Controlo, impacta no contexto do ciclo da gestão de projetos, nas suas macro fases – Pré-Projeto, Projeto e Pós-Projeto, reforçando a importância da coordenação colaborativa entre níveis organizacionais (gestão de topo, gestão intermédia e equipas operacionais e de projeto) para que o projeto seja bem-sucedido.

A gestão colaborativa garante participação e sinergia, enquanto a gestão de projetos garante planeamento, execução e controlo eficaz. Juntas, incrementam a probabilidade do sucesso das iniciativas estratégicas e operacionais da empresa.

Embora seja um tema aparentemente simples, é frequentemente negligenciado. A alocação inadequada de tarefas pode gerar equipas pouco multidisciplinares, limitando a sua capacidade de resposta e colaboração. Paralelamente, processos internos mal estruturados ou ineficazes comprometem a eficiência operacional e o desempenho global da organização.

A gestão colaborativa de negócio deve promover um ambiente de cooperação e sinergia permitindo que os objetivos estratégicos são definidos e alcançados de forma conjunta, garantindo que todos sabem o seu papel e como contribuem para o resultado (individual, da equipa e da empresa). Desta forma, eliminam-se silos dentro e entre os níveis organizacionais e otimizam-se recursos e oportunidades de forma mais eficiente.

O esquema seguinte ilustra o efeito combinado da gestão de projeto e da gestão colaborativa que permite galvanizar a concretização dos objetivos organizacionais.

O esquema pode ser lido na horizontal, na vertical, ou mesmo na sequência numérica assinalada. Caso alguma etapa seja comprometida, significa que o esforço envolvido (investimento de recursos) pode comprometer os resultados desejados (o retorno expectável previsto).

Leitura horizontal

As funções de planeamento, execução e controlo assumem nas organizações atividades distintas e complementares.

A função Planeamento ajuda a definir estratégias, objetivos, tarefas, prazos, recursos, responsabilidades e prioridades, permitindo organizar ações de forma eficiente, antecipar riscos e otimizar resultados:

• descoberta e qualificação de leads, a base que alimenta o negócio pela sua relevância e probabilidade de conversão. A planificação destas leads aumenta a eficácia das equipas comerciais garantindo que apenas as leads com perfil adequado e interesse real preenchem a agenda da força de vendas;
• preparação de propostas comerciais, técnicas e financeiras, que representa um investimento direcionado às necessidades específicas dos clientes, contribuindo para o planeamento financeiro através da valorização do pipeline de oportunidades;
• preparação da equipa de projeto e parcerias com base nas competências complementares e responsabilidades estabelecidas, tendo em conta os objetivos específicos de cada projeto;
• avaliação de novas oportunidades, fundamental para planificar projetos futuros a desenvolver com os clientes, garantindo-se desta forma a fidelização pela recompra de novos serviços, também, o crescimento sustentável da organização.

A função Execução representa o momento em que o planeamento se traduz em ações concretas, garantindo que os processos decorrem de forma eficiente e dentro dos prazos estabelecidos:

• conquista de leads qualificadas um passo decisivo para a decisão de conversão de oportunidades de negócio em apresentação de propostas comerciais;
• apresentação de propostas, técnicas e financeiras, que configura uma fase crítica no processo comercial, a possibilidade de transformar potencial em resultados concretos e mensuráveis;
• execução do projeto é o ponto de materialização do compromisso assumido com o cliente. Implica coordenação rigorosa, cumprimento de prazos, controlo de qualidade e gestão eficiente dos recursos humanos e técnicos. Tudo em pró da satisfação do cliente e da rentabilidade do projeto;
• apoio operacional pós-venda consolida o relacionamento com o cliente e encerra o ciclo de execução de forma sustentável.

A função Controlo constitui um momento de análise e consolidação do trabalho desenvolvido que permitem assegurar que as decisões tomadas no ciclo de negócio estão alinhadas com os objetivos estabelecidos:

• decisão Go / No Go sobre a avaliação da exequibilidade e da viabilidade da lead qualificada para avançar, ou não, para a preparação de proposta, considerando a complexidade, o retorno potencial, a capacidade do cliente e o alinhamento com decisores. Este controlo estratégico assegura que os recursos limitados da empresa são aplicados às oportunidades com maior probabilidade de sucesso.
• fecho da proposta envolve lidar com processos de negociação e contratação, nos quais se consolidam compromissos, ajustam-se expetativas e formalizam-se responsabilidades, exigindo um controlo orientado à solução e à preservação do equilíbrio contratual entre as partes;
• controlo e a avaliação de projeto deve ir além da mera análise dos resultados quantitativos. É fundamental realizar uma revisão crítica que permita compreender o que funcionou bem e o que pode ser melhorado — as chamadas lições aprendidas. Este exercício de reflexão sistemática transforma cada projeto numa oportunidade de aprendizagem organizacional, fomentando a melhoria contínua e a maturidade dos processos internos. O controlo desta avaliação é, pois, um instrumento estratégico de evolução e sustentabilidade;
• avaliação da satisfação de clientes e parcerias constitui uma etapa crítica de controlo, permitindo medir o nível de cumprimento das expectativas e a qualidade das relações estabelecidas. Este processo facilita a identificação precoce de problemas, a melhoria contínua dos processos internos e o fortalecimento das parcerias estratégicas. Além disso, fornece diretrizes importantes para promover a fidelização e a retenção de clientes.

Leitura vertical

A vida de um projeto englobas as fases de pré-projeto, projeto e pós-projeto.

• pré-projeto é a fase inicial de qualquer iniciativa, que engloba tanto a pré-venda quanto a venda. Durante esta etapa, a organização identifica oportunidades, qualifica leads e avalia a viabilidade das soluções.
• projeto representa o momento em que se cria valor tanto para o cliente quanto para a própria empresa. Além de entregar soluções que satisfazem as necessidades do cliente, esta fase contribui para o fortalecimento da reputação da empresa, a otimização de processos internos e a geração de resultados sustentáveis.
• pós-projeto marca o encerramento formal das atividades abrindo espaço para atividades de seguimento pós-venda.

Leitura sequencial

A Gestão Colaborativa de Negócio desenvolve-se através de uma sequência estruturada de atividades (ver numeração indicada no esquema), suportadas em diversas funções de gestão realizadas de forma articulada entre diferentes níveis organizacionais que, no âmbito das suas responsabilidades, contribuem de forma complementar para a criação de valor na gestão de projetos.

As atividades de pós-projeto não se limitam à conclusão de um ciclo. Pelo contrário, atuam como uma fase estratégica de fidelização, aprendizagem e inovação, reforçando a relação com o cliente e aumentando a maturidade organizacional, retornando à decisão go/no go, novas oportunidades de negócio, entretanto, identificadas em conjunto.

O essencial a reter desta reflexão é que a excelência de uma organização depende da maturidade da implementação da gestão colaborativa. Obviamente, que num mercado cada vez mais competitivo e exigente, a diferença entre equipas que apenas executam e equipas que superam expectativas está diretamente ligada à qualidade da liderança.

O papel dos gestores intermédios ganha relevância. Enquanto líderes, que também são, não devem centrar-se apenas no controlo de tarefas e de processos — a lógica da microgestão — pois isso reduz autonomia, criatividade e compromisso e não inspira pessoas. A motivação não surge por imposição, mas através de uma liderança que valoriza o contributo individual, promove comunicação aberta e incentiva a aprendizagem a partir do erro, sem recriminação pública, encarando falhas como oportunidades de crescimento e melhoria contínua.

A gestão colaborativa, quando bem implementada, impulsiona a libertação do potencial humano, promovendo inovação, confiança, autonomia e responsabilidade partilhada. Esta abordagem fortalece a gestão de projetos, incentiva a cooperação entre equipas, otimiza recursos e gera desempenhos consistentes, transformando esforços individuais em resultados de equipa de alto impacto.